ich bin auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem, in dem ich die bisherige geführte Papier-Personalakte digitalisieren kann.
Kann mir hier jemand ein gutes Softwareprogramm empfehlen - ich habe hier an unserem Standort inkl Versorgungsempfänger ca. 100 Mitarbeiter; somit sollte es ein Programm sein, indem die Kosten entsprechend im Verhältnis stehen
Soll es ein externes Dokumentenmanagementsystem sein? In Loga kann man die Personalakte revisionssicher (Änderungshistorie, Versionierung) archivieren. In Verbindung mit Doku3 ergibt sich dadurch eine Arbeitserleichterung. Denn man kann in Doku3 Vertragsunterlagen generieren und dem Mitarbeiter als Entwurf oder zur elektronischen Unterschrift in der Private Cloud zur Verfügung stellen. Bei einer externen Lösung fällt diese Möglichkeit weg. Außerdem müsste man dafür sorgen, dass das externe System über eine Schnittstelle angebunden wird, damit entweder die in Loga generierten Dokumente regelmäßig exportiert werden oder Loga auf die externen Dokumente zugreifen kann. Grundsätzlich ist das alles möglich.
Allerdings sind durch die Änderungen, die in der euBP Anfang letzten Jahres in Kraft getreten sind, alle Entgelt-begleitenden Unterlagen (also Verträge, Gehaltsschreiben, usw.) im Abrechnungssystem aufzubewahren. Ein externes Dokumentenmanagementsystem bedeutet darum nicht nur einen hohen Pflegeaufwand, sondern auch dass die gesetzlichen Auflagen ggf. nicht erfüllt werden.
