Digitale PA - was muss in Papier bleiben

[kessi]

Hallo in die Runde,

wir fragen uns aktuell, wie andere Kunden mit der notwendigen Archivierung in Papierform für bestimmte Dokumente umgehen.

P&I gibt hier den Kunden keine Empfehlung.

Gibt es neben Vertragsunterlagen und Pfändungsbescheiden noch andere Unterlagen, die zwingend noch in Papierform archiviert werden müssen?

Ich würde mich über Informationen freuen, wie andere Arbeitgeber mit dem Thema umgehen.

Danke vorab und schöne Grüße
Kessi

[blue_paladin]

Hallo Kessi,

das ist eine interessante Frage, mit der wir uns auch beschäftigt hatten

P&I kann Kunden leider keine Empfehlungen geben, da zum einen jeder Kunde andere - zum Teil branchen- oder betriebsspezifische - Dokumentationspflichten hat. Zum anderen sind die gesetzlichen Anforderungen auch derzeit Änderungen unterworfen. P&I kann darum keine Rechtsberatung geben. Im aktuellen Summa Summarum der Deutschen Rentenversicherung (https://www.deutsche-rentenversicherung ... ueren.html) werden die Änderungen zur elektronisch unterstützten Buchprüfung vorgestellt und Beispiele von Dokumenten genannt, die archiviert werden müssen (und wie). Ich hoffe, das hilft.

[blue_paladin]

P. S. Wir sind von der Fragestellung ausgegangen: "Welche Unterlagen benötige ich, um den Mitarbeiter abzurechnen?" und "Was benötige ich, um die ordnungsgemäße Abrechnung nachzuweisen?" - Alle Dokumente, die nicht in elektronisch signierter Form vorliegen und personenbezogen sind, werden in Papierform abgelegt. Das dient auch, um bei evtl. Rechtsstreitigkeiten verwertbare Nachweise erbringen zu können.

Hallo Kessi,

das ist eine interessante Frage, mit der wir uns auch beschäftigt hatten

P&I kann Kunden leider keine Empfehlungen geben, da zum einen jeder Kunde andere - zum Teil branchen- oder betriebsspezifische - Dokumentationspflichten hat. Zum anderen sind die gesetzlichen Anforderungen auch derzeit Änderungen unterworfen. P&I kann darum keine Rechtsberatung geben. Im aktuellen Summa Summarum der Deutschen Rentenversicherung (https://www.deutsche-rentenversicherung ... ueren.html) werden die Änderungen zur elektronisch unterstützten Buchprüfung vorgestellt und Beispiele von Dokumenten genannt, die archiviert werden müssen (und wie). Ich hoffe, das hilft.

[euslughb]

Hallo,

zu mir hat es damals geheißen: im Grundsatz muss man alles im Papierform aufbewahren, was nach dem Gesetz der Schriftform bedarf.

Das muss jetzt heute nicht mehr unbedingt gelten. Ich würde in so einem Fall grundsätzlich einen Berater konsultieren, der sich mit rechtssicherer elektronischer Archivierung auskennt. Wenn Schriftstücke mal durch den Reißwolf sind, dann war es das halt. Das Honorar ist wahrscheinlich billiger als nachher irgendwelche Schätzungen, Strafen oder sonst was.

mfg

[SIL]

Wir haben hier folgende Vorgehensweise:

Im Original aufzubewahren sind:

- Arbeitsvertrag und alle Änderungsverträge
- Er-/Abmahnungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- Kündigungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- BR-Anhörungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- Behördenkorrespondenz
- Gerichtskorrespondenz
- Pfändungen
- Darlehensverträge


Rest scannen und vernichten.

[phho]

Wir haben hier folgende Vorgehensweise:

Im Original aufzubewahren sind:

- Arbeitsvertrag und alle Änderungsverträge
- Er-/Abmahnungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- Kündigungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- BR-Anhörungen mit Zustellnachweisen bzw. Empfangsunterschriften
- Behördenkorrespondenz
- Gerichtskorrespondenz
- Pfändungen
- Darlehensverträge


Rest scannen und vernichten.

So ähnlich haben wir es auch durchgezogen, nachdem wir einen Berater hinzugezogen hatten. Abmahnungen und sämtliche Korrespondenz bewahren wir allerdings nicht im Original auf, da gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Gruß
phho