Aufbewahrungsfristen Abrechnungsunterlagen

[M.Umbreit]

Hallo Forum,

wir versuchen gerade, in unserem Archiv etwas Platz zu machen.

Hierbei stellt sich für uns eine konkrete Frage hinsichtlich der "Lohnakte" als Teil der Personalakte. Hier unser Beispiel:

Mitarbeiterin X ist am 31.12.2020 ausgeschieden
Im Dezember 2021 erhält diese noch eine LOB-Zahlung
Geburtsdatum der Mitarbeiterin: 06.09.1956

Nun unsere konkrete Frage:

Wie lange müssen wir die "Lohnakte" nun aufbewahren?
Möglichkeit 1)
5 Jahre nach Erreichen der Regelaltersgrenze; das wäre dann 2028 (1956 + 67 Jahre + 5 Jahre = 2028)

Möglichkeit 2) 10 Jahre nach „Abschluss“ der Lohnunterlagen, das wäre 2031

Für jegliche Hilfe wären wir dankbar.

Gruß
M. Umbreit

[blue_paladin]

Hallo Herr Umbreit,

Gute Frage. Neben der Aufbewahrungsfrist für Beitragsnachweise (5 Jahre) und Unterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung (10 Jahre), fallen mir noch die Frist aus dem Mindestlohngesetz (2 Jahre) und die Frist für Steuerunterlagen (6 Jahre) ein.

Leider kann man Lohnunterlagen nicht trennscharf einer der Kategorien zuordnen. Wir haben für uns festgelegt, dass wir uns an die längste Aufbewahrungsfrist halten. Dann sind wir bei Prüfungen auf der sicheren Seite.

[GH67]

Hallo Herr Umbreit,

falls Sie auch Beamte betreuen, gibt es hierzu, zumindest bei uns in NRW, eine spezielle Vorschrift. In NRW ist dies § 90 des Landesbeamtengesetzes. Danach kommen Sie teilweise mal schnell auf Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahrzehnten, insbesondere bei Versorgungsempfängern. Vergleichbare Vorschriften wird es wohl in jedem Bundesland geben.

Wie blue_paladin schon erwähnte, orientieren wir uns auch an die längste Aufbewahrungsfrist und verwenden diese auch analog bei den Beschäftigten. Damit sollten wir definitiv auf der sicheren Seite sein.

Viele Grüße
GH67

[M.Umbreit]

Vielen Dank für die Antworten,

somit wären also wir beim "normalen" Beschäftigten bei 10 Jahre nach dem Austritt auf der sicheren Seite bzw. 5 Jahre nach Eintritt der Altersrente (z.B. bei jüngeren Mitarbeitern).

[dere24]

nur für Arbeitgeber im öffentlichen Dienst Bayern

Der KAV-Bayern hat in seinem Rundschreiben A2/2023 umfangreiche Informationen
zum Thema Aufbewahrungs- und Löschfristen für Personalaktendaten veröffentlicht.

Das Rundschreiben darf ich hier natürlich nicht veröffentlichen.
Aber sollten hier Mitglieder des KAV-Bayern sein, können Sie sich die Infos aus der KAV-Sammlung besorgen.

LG Peter